Ablage nach Zugriffsregel

<< zurück

Was ist eine Zugriffsregel  …

… nein wir sind jetzt nicht beim Sondereinsatzkomando und stürmen.

Die Kernfrage lautet hier

Wann wird ein abgeletes Papier zu welchem Zweck noch mal in die Hand genommen?
Idealer Weise EIN MAL und wenn es erledigt nie wieder. Ideal ist nicht immer möglich in der Praxis…

Eine praxisnahe Beschriftung der Ablagen nach Zugriffsregel erleichtert die Arbeit nach folgendem Prinzip:

AblageZugriffsregel – MADZweck
Ablagekorbtäglich
maximal eine Woche
Posteingang
Weiterleitung an
HTPA noch nicht angewand
TischJETZTaktuell in Bearbeitung
HängemappeMontag bis Freitag innerhalb einer Woche
Folgemonate
unerledigtes – offener Vorgang
Terminiert auf… (Reiter mit Zeitraum beschriften)
unerledigte Kunden- / Personal- oder Projektdokumente
Ordnerlaufendes GeschäftsjahrErledigte vorgänge
noch aktive Kunden-/ Personal- oder Projektdokumente
Archivboxbis zu 10 Jahren
Lebenslänglich
Nachweispflicht – kaufmännisch
privat – Lebensdokumente

Und nicht vergessen Metall hat im und am Papier in der Ablage nichts zu suchen. Das spart Platz und Zeit.