Beschriftung nach Zugriffsregel

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Ob Zahlen oder Namen  …

… ohne Beschriftung findeste nüscht.

Bei der Ablage nach Zugriffsregel werden zeitbezogene Beschriftungen gewählt

Die Zugriffsregel kann mit einer Wiedervorlage gleichgesetzt werden, somit ergeben sich folgende Möglichkeiten:

AblageAnzahlBechriftung
Ablagekorb2-4 – keine Türme bauenPosteingang
Postausgang
Tisch1 – nur aktuelles Dokumentaktuell in Bearbeitung
Hängemappe7 – Montag bis Freitag
12  Monate
in aktueller Woche
in den nächten Monaten
Ordner1 – pro Kategorie – Name – ProjektKundenname
Projektname
Mitarbeiter
etc.
Archivbox1 pro JahrMAD+1
eine Archivbox = 1 Jahr
Die gesamte Box kann ohne weiteres sortieren komplett entsorgt werden.

Ein Besipiel zum MAD+1

Ist ein Dokument z.B. in Juni 2019 entstanden wird es bis zum Ende des Jahres 2029 (kaufmännische Aufbewahrung)
Aufbewahrungspflichtig. Die Vernichtung darf dann ab 2030 vorgenommen werden.

In diesem Fall halte ich es für sinnvoll das Vernichtungsjahr MAD+1 als Beschriftung zu verwenden.