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Formulare, Vordrucke, Fragebögen und Checklisten – oder wie sie auch immer heißen

Von wenig Seitenumfang über optisch ansprechend bis hin zu eindeutig anwendbar. Formulare, Vordrucke, Fragenbögen und Checklisten helfen bei der Optimierung und Einhaltung bestimmter Arbeitsabläufe, sollen vereinfachen und allen beteiligten als Leitfaden dienen.

Da beginnt die Herausforderung, Formulare (Web & PDF) und Vorlagen so zu gestalten, dass sie übersichtlich und strukturiert aufgebaut sind. Über den Austausch im Team oder mit Kunden, bis hin zur effektiven Ablage aller digitalen Dokumente. Auch wenn die meisten Dateien digital abgelegt werden und es recht wenig von Interesse ist wie viel Blatt echtes Papier gedruckt werden würden oder bei einigen Unternehmen sogar noch müssen, ist eine Optimierung sinnvoll.

So ist es auch in Zeiten der digitalen Verwaltung ideal, wenn Formulare angepasst werden.

  • die Ansicht – das Auge isst mit
  • die Anwendbarkeit – es geht leicht von der „Hand“ (ob nun über den Stift, Pencil oder die Tastatur)
  • über die Auswertbarkeit – wohin werden die erfassten Daten übertragen
  • bis hin zur Ablage – hoffentlich digital & wie finde ich alles wieder

Sollten einige der Dokumente dann doch mal aus dem Druckerschacht das Licht der Welt erblicken, ist mit optimierten Dokumenten auch dem Locher und dem Ordner oder der Ablagebox eine Entlastung gegeben. Weniger ist mehr.

Datum im Dateinamen – Wann war das noch gleich?

Können Sie sich noch daran erinnern…

welche Post letzte Woche im Briefkasten war? Ich nicht, die wenigsten können das. Dafür haben wir das Posteingangsbuch. Die erste Spalte im Posteingangsbuch ist das Datum. In der Analogen Sichtweise, das sich in einer Tabelle in einem Buch die Spalten nicht so gut filtern lassen, machte das bis dahin Sinn.

Es hat sich beim Abspeichern von Dateien aus der Bekannten analogen Vorgehensweise etabliert das Datum vorn an den Dateinamen zu setzen.

Das Datum des Dokuments, sofern es für die Dateisuche ohne OCR Nutzung, für eine Suche zweckerfüllend ist gehört ans Ende der Datei. Auf das Format „jj.mm.dd“ gehe ich in einem anderen Artikel ein.

Oft wird als Zweck mit der Sortierung der Dateien argumentiert. Dies ist richtig wenn die Dateiablage eine reine passive Ablage ist die eher einen Archivcharakter hat.

Wird mit den Dateien regelmäßig gearbeitet, vor allem in einem Team, wo die Dateien eher einen Vorlagencharakter haben, macht eine Dateisystematik nach Prozessabläufen mehr Sinn.