Schlagwort-Archiv Effektivität

Zero Inbox – Wie komme ich aus der Box?

Warum und was ist das überhaupt?

Ein überfüllter Posteingang gibt Ihnen ständig das Gefühl des „Unerledigten“, das raubt Ihnen einen Teil Ihrer Konzentration auf das Wesentliche. Und wohin wenn nicht in der Box?

Wie viele Mails, bei denen Sie meinen, diese haben Nachweischarakter haben Sie in Unterordnern oder ins Archiv verschoben?

Auf wie viele der Mails in Unterordnern greifen Sie später wirklich noch mal zurück? Nun ist es ja nicht so, dass die archivierten Mails massiv an Speicherplatz fressen, für Aufräumjunkies jedoch ein Bedürfnis, alles clean zu halten. Es gibt einige Mailanwendungen bei denen Mails später bearbeitet werden können in das virtuelle Mailgedächtnis verschoben werden. Das geht mit einem Klick auf „schlummern“ und zum gewählten Zeitpunkt erscheint die Mail erneut im Posteingang.

Wie geht Zero Inbox, wenn der Zugrifft auf so eine Anwendung nicht möglich ist?

Ohne Unterordner und ohne Archiv.

Checken Sie folgende Abfragen:

  1. Enthält die Mail Nachweisinhalt?
  2. Haben Datumsangaben Fristcharakter?
  3. Hat die Mail einen Anhang?

Wir eine der Fragen mit JA beantwortet, die Mail und ggf. den Anhang als PDF abspeichern.

Wohin mit den PDF?

Variante Sammler

Alle Mails in einen Ordner mit Dateinamen nach vorhandenen Strukturen.

Variante Prozessbezogen

Mail mit Dateinamen nach vorhandenen Strukturen gleich in das jeweilige Projekt | zum Kunden etc. einordnen.

Datum im Dateinamen – Wann war das noch gleich?

Können Sie sich noch daran erinnern…

welche Post letzte Woche im Briefkasten war? Ich nicht, die wenigsten können das. Dafür haben wir das Posteingangsbuch. Die erste Spalte im Posteingangsbuch ist das Datum. In der Analogen Sichtweise, das sich in einer Tabelle in einem Buch die Spalten nicht so gut filtern lassen, machte das bis dahin Sinn.

Es hat sich beim Abspeichern von Dateien aus der Bekannten analogen Vorgehensweise etabliert das Datum vorn an den Dateinamen zu setzen.

Das Datum des Dokuments, sofern es für die Dateisuche ohne OCR Nutzung, für eine Suche zweckerfüllend ist gehört ans Ende der Datei. Auf das Format „jj.mm.dd“ gehe ich in einem anderen Artikel ein.

Oft wird als Zweck mit der Sortierung der Dateien argumentiert. Dies ist richtig wenn die Dateiablage eine reine passive Ablage ist die eher einen Archivcharakter hat.

Wird mit den Dateien regelmäßig gearbeitet, vor allem in einem Team, wo die Dateien eher einen Vorlagencharakter haben, macht eine Dateisystematik nach Prozessabläufen mehr Sinn.