Schlagwort-Archiv Papierlos

Formulare, Vordrucke, Fragebögen und Checklisten – oder wie sie auch immer heißen

Von wenig Seitenumfang über optisch ansprechend bis hin zu eindeutig anwendbar. Formulare, Vordrucke, Fragenbögen und Checklisten helfen bei der Optimierung und Einhaltung bestimmter Arbeitsabläufe, sollen vereinfachen und allen beteiligten als Leitfaden dienen.

Da beginnt die Herausforderung, Formulare (Web & PDF) und Vorlagen so zu gestalten, dass sie übersichtlich und strukturiert aufgebaut sind. Über den Austausch im Team oder mit Kunden, bis hin zur effektiven Ablage aller digitalen Dokumente. Auch wenn die meisten Dateien digital abgelegt werden und es recht wenig von Interesse ist wie viel Blatt echtes Papier gedruckt werden würden oder bei einigen Unternehmen sogar noch müssen, ist eine Optimierung sinnvoll.

So ist es auch in Zeiten der digitalen Verwaltung ideal, wenn Formulare angepasst werden.

  • die Ansicht – das Auge isst mit
  • die Anwendbarkeit – es geht leicht von der „Hand“ (ob nun über den Stift, Pencil oder die Tastatur)
  • über die Auswertbarkeit – wohin werden die erfassten Daten übertragen
  • bis hin zur Ablage – hoffentlich digital & wie finde ich alles wieder

Sollten einige der Dokumente dann doch mal aus dem Druckerschacht das Licht der Welt erblicken, ist mit optimierten Dokumenten auch dem Locher und dem Ordner oder der Ablagebox eine Entlastung gegeben. Weniger ist mehr.

Einsparung

Wenn es Thema Einsparung auf den Tisch kommt, sollte in allererster Linie hinterfragt werden warum etwas „gespart“ werden muss. Werden an der ein oder anderen Stelle eventuell Ausgaben getätigt, die keinen Cashback bringen? Ich beschreibe hier nicht ein Bonuspunktesystem mit einer Shoppingcard. Verstehen Sie jeden Prozess in Ihrem Unternehmen als einen Cashbackprozess?

Natürlich sind nicht alle Teile des Unternehmens gleich Wertschöpfungsprozesse. Management- und Unterstützungsprozesse bilden die Stütze zu den Kernprozessen und sind wichtige Unterkategorien der Wertschöpfung.

Einsparungspotenzial, sofern etwas gespart werden muss, kann sich in den kleinen Zwischenschritten verstecken. Was als selbstverständlich gilt, wird oft nicht der regelmäßigen Überprüfung der Zweckmäßigkeit unterzogen.

Sie kennen vielleicht folgendes Szenario, hier und da wird gedruckt was das Zeug hält, je nach Branche kann da schon mal eine ganze Palette an Papier in einem Monat drauf gehen. Branchen mit Vertragsreichem Tagesgeschäft sehen da ganz alt aus. Hier und da passiert da schon mal der eine oder andere Fehler und zack ab auf den Haufen der schon auf dem Schredder liegt, das macht dann später bestimmt jemand.

Schon mal vor so einem Hochleistungsgerät (laut Budget) gestanden und die Knöpfe beschwörend gestreichelt und Schublade auf, Fusseln rein, Schublade wieder zu… versucht das Gerät mit den Papierschnipseln zu bändigen? Da kann einem schon mal nach 10 Minuten (gefühlter Stunde) die Geduld verlassen und die Mehtode „umdrehen, ich habe es nicht gesehen“ wird zur Tagesordnung.

Stellen Sie sich vor, eine Schulung der Mitarbeiter zum Thema „Papierloses Büro“ erspart Zeit, Geld und Frust. Angefangen vom Lagerplatz des noch jungfreulichen weißen Papiers bis hin zur Lagerhaltung der aufbewahrungsplichtigen Dokumente, über das Heften, Lochen und Suchen.