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Formulare, Vordrucke, Fragebögen und Checklisten – oder wie sie auch immer heißen

Von wenig Seitenumfang über optisch ansprechend bis hin zu eindeutig anwendbar. Formulare, Vordrucke, Fragenbögen und Checklisten helfen bei der Optimierung und Einhaltung bestimmter Arbeitsabläufe, sollen vereinfachen und allen beteiligten als Leitfaden dienen.

Da beginnt die Herausforderung, Formulare (Web & PDF) und Vorlagen so zu gestalten, dass sie übersichtlich und strukturiert aufgebaut sind. Über den Austausch im Team oder mit Kunden, bis hin zur effektiven Ablage aller digitalen Dokumente. Auch wenn die meisten Dateien digital abgelegt werden und es recht wenig von Interesse ist wie viel Blatt echtes Papier gedruckt werden würden oder bei einigen Unternehmen sogar noch müssen, ist eine Optimierung sinnvoll.

So ist es auch in Zeiten der digitalen Verwaltung ideal, wenn Formulare angepasst werden.

  • die Ansicht – das Auge isst mit
  • die Anwendbarkeit – es geht leicht von der „Hand“ (ob nun über den Stift, Pencil oder die Tastatur)
  • über die Auswertbarkeit – wohin werden die erfassten Daten übertragen
  • bis hin zur Ablage – hoffentlich digital & wie finde ich alles wieder

Sollten einige der Dokumente dann doch mal aus dem Druckerschacht das Licht der Welt erblicken, ist mit optimierten Dokumenten auch dem Locher und dem Ordner oder der Ablagebox eine Entlastung gegeben. Weniger ist mehr.

Zero Inbox – Wie komme ich aus der Box?

Warum und was ist das überhaupt?

Ein überfüllter Posteingang gibt Ihnen ständig das Gefühl des „Unerledigten“, das raubt Ihnen einen Teil Ihrer Konzentration auf das Wesentliche. Und wohin wenn nicht in der Box?

Wie viele Mails, bei denen Sie meinen, diese haben Nachweischarakter haben Sie in Unterordnern oder ins Archiv verschoben?

Auf wie viele der Mails in Unterordnern greifen Sie später wirklich noch mal zurück? Nun ist es ja nicht so, dass die archivierten Mails massiv an Speicherplatz fressen, für Aufräumjunkies jedoch ein Bedürfnis, alles clean zu halten. Es gibt einige Mailanwendungen bei denen Mails später bearbeitet werden können in das virtuelle Mailgedächtnis verschoben werden. Das geht mit einem Klick auf „schlummern“ und zum gewählten Zeitpunkt erscheint die Mail erneut im Posteingang.

Wie geht Zero Inbox, wenn der Zugrifft auf so eine Anwendung nicht möglich ist?

Ohne Unterordner und ohne Archiv.

Checken Sie folgende Abfragen:

  1. Enthält die Mail Nachweisinhalt?
  2. Haben Datumsangaben Fristcharakter?
  3. Hat die Mail einen Anhang?

Wir eine der Fragen mit JA beantwortet, die Mail und ggf. den Anhang als PDF abspeichern.

Wohin mit den PDF?

Variante Sammler

Alle Mails in einen Ordner mit Dateinamen nach vorhandenen Strukturen.

Variante Prozessbezogen

Mail mit Dateinamen nach vorhandenen Strukturen gleich in das jeweilige Projekt | zum Kunden etc. einordnen.

Datum im Dateinamen – Wann war das noch gleich?

Können Sie sich noch daran erinnern…

welche Post letzte Woche im Briefkasten war? Ich nicht, die wenigsten können das. Dafür haben wir das Posteingangsbuch. Die erste Spalte im Posteingangsbuch ist das Datum. In der Analogen Sichtweise, das sich in einer Tabelle in einem Buch die Spalten nicht so gut filtern lassen, machte das bis dahin Sinn.

Es hat sich beim Abspeichern von Dateien aus der Bekannten analogen Vorgehensweise etabliert das Datum vorn an den Dateinamen zu setzen.

Das Datum des Dokuments, sofern es für die Dateisuche ohne OCR Nutzung, für eine Suche zweckerfüllend ist gehört ans Ende der Datei. Auf das Format „jj.mm.dd“ gehe ich in einem anderen Artikel ein.

Oft wird als Zweck mit der Sortierung der Dateien argumentiert. Dies ist richtig wenn die Dateiablage eine reine passive Ablage ist die eher einen Archivcharakter hat.

Wird mit den Dateien regelmäßig gearbeitet, vor allem in einem Team, wo die Dateien eher einen Vorlagencharakter haben, macht eine Dateisystematik nach Prozessabläufen mehr Sinn.

Qualitätsmanagement – lebt durch Mitarbeiter

Die Bausteine

Schon mal probiert einen Zauberwürfel zu lösen

Mit der richtigen Anleitung kein Hexenwerk.
(nein nicht einfach auseinander bauen)

Das Unternehmen Zauberwürfel:
6 Abteilungen | 3 Ebenen
14 Teams | 12 Schnittstellen je Abteilung zu 4 anderen usw.

Das QM-Prinzip

oder wir müssen ein Siegel an der Wand haben.

Die DIN Norm wird unbenannt und als Qualitätsmanagementhandbuch abgelegt. Ob digital oder als Ordner, meist wissen die Mitarbeiter nicht mal wo es zu finden ist, geschweige denn sie haben es gelesen.

So ein Regelwerk als Abendlektüre. Warum nicht? Eine Norm, umbenannt und einige Textpassagen durch Firmentermini ersetzt. Sehr nah an der Praxis und dem Mitarbeiter ist schnell ersichtlich warum er sich damit beschäftigen sollte und vor allem WANN?

Erkennt ein Mitarbeiter nicht den eigenen Nutzen für seine Tätigkeit wird er sich nicht damit beschäftigen, er hat schließlich wichtiges zu tun!

In Unternehmen mit Abteilungen, vielen Teams, verschiedenen Mitarbeitern kann das schon mal so aussehen wie am Anfang des Videos.

Die Vielfalt und Tiefe beim Zusammenspiel von Mitarbeitern und Teams in Unternehmen und die daraus resultierenden Schnittmengen und Störungskanäle sind enorm.

Je organisierter und klarer die Struktur, desto mehr…
– klare Kommunikation
– geordnete Ablage und Dateistruktur
– Effizienz
– entspannte Mitarbeiter